La llamada que no coges es el cliente que llama al siguiente. La Secretaría IA descuelga siempre, entiende qué necesita quien llama, te la pasa si estás disponible y, si no, recoge el caso. Y no se queda ahí: la cita entra en tu calendario contra un hueco real, la ficha del contacto se escribe en tu CRM y la documentación acaba en tu SharePoint. Lo que suelen venderte en cinco contratos distintos, aquí es un solo sistema.
Responde en castellano, catalán o inglés según cómo le hablen. Si estás disponible, pasa la llamada. Si no, sigue.
Nombre, motivo, teléfono y preferencia horaria. Sin formularios: hablando.
Con el audio, el diálogo completo de la llamada y el caso resumido en dos líneas. Devuelves la llamada sabiendo ya de qué va.
Ejemplo de interfaz con datos inventados para ilustrar el servicio. No es una llamada real de ningún cliente.
El problema de un negocio pequeño no es que le falte software: es que cada pieza se la vende alguien distinto y luego no se hablan entre ellas. La centralita por un lado, el bot de WhatsApp por otro, el calendario por otro, la hoja de leads por otro y la pasarela de pago por otro. Cinco proveedores, cinco facturas y la integración a tu cargo. Aquí entra por un sitio y sale por donde ya trabajas.
Desliza el diagrama para verlo entero.
Lo importante es la línea del medio. Quien llama por teléfono y luego escribe por WhatsApp es la misma persona, y el sistema lo sabe: no le vuelve a preguntar el nombre ni el motivo. Eso, que parece un detalle, es exactamente lo que no puedes montar comprando la centralita en un sitio y el bot en otro.
Casi todo lo de la columna de la izquierda se puede contratar hoy, por separado, y funciona. Lo que no se puede comprar por separado es que hablen entre ellas.
| Qué necesitas | Contratando cada pieza por su lado | Secretaría IA |
|---|---|---|
| Atender el teléfono | Centralita virtual o servicio de secretariado telefónico. Cobra por minuto o por llamada atendida. | Incluido. Voz natural, 24 h, y te pasa la llamada en directo si estás disponible. |
| Atender el WhatsApp | Plataforma de chatbot, aparte. Otro proveedor, otro panel y otro histórico de conversaciones. | El mismo sistema y el mismo hilo: lo hablado por teléfono continúa por escrito. |
| Dar cita | Herramienta de reservas con su propio calendario, que hay que mantener cuadrado con el de verdad. | Escribe en tu calendario de Microsoft 365 y pregunta el hueco en ese instante, no a una copia. |
| Que no se pierda el contacto | CRM aparte, o una hoja de cálculo que alguien rellena a mano cuando se acuerda. | Ficha escrita sola en Microsoft Lists, y lo que corrige una persona se respeta. |
| Recoger documentación | Correo, o el WhatsApp del móvil de alguien. Acaba en la galería de un teléfono personal. | Lo que manda el cliente por WhatsApp se archiva en el SharePoint del negocio. |
| Cobrar | Pasarela de pago por su cuenta, sin relación con la cita ni con la ficha del cliente. | Enlace de pago con TPV bancario, atado a la cita, con justificante automático. |
| Enterarte de qué pasó | Un panel por proveedor. Ninguno cuenta la historia completa de un cliente. | Un panel: la llamada, el chat, la cita, el pago y lo que se le envió, en la misma ficha. |
| Quién lo monta | Tú, o un integrador que cobra aparte. Cada actualización de cualquiera de las piezas puede romperlo. | Viene montado. Es el trabajo, no un extra. |
No comparamos precios de terceros porque cada uno cobra de una forma distinta (por minuto, por llamada, por conversación resuelta, por usuario) y una tabla de euros sería un truco. Compara tú lo que ya pagas: la suma suele sorprender más que el importe de aquí abajo.
No hace falta comprarlo entero el primer día. Se empieza por el teléfono, que es donde más se pierde, y el resto se añade cuando ya has visto funcionar lo anterior.
Descuelga a la primera, a cualquier hora. Identifica el motivo de la llamada, responde lo que ya está resuelto y te la pasa en directo si estás disponible. Si no lo estás, recoge el caso y te llega el resumen.
Por la API oficial de Meta, con número verificado: tu WhatsApp de siempre sigue funcionando igual, sin tocarlo. Nada de conectar por código QR, que es lo que hace que Meta acabe cerrando cuentas.
Quien llama o escribe reserva visita sobre el hueco real de tu calendario, no sobre una copia. La cita entra en tu Microsoft 365 y, si activas el cobro anticipado, sale con su enlace de pago y su justificante.
Cada uno de estos suele ser el producto entero de otra empresa. Aquí son un interruptor en tu panel: se activan, se prueban y se apagan si no aportan. Y el panel avisa en rojo de lo que está encendido sin contratar, para que no te llegue una sorpresa en la factura.
Lo hablado por teléfono continúa por WhatsApp con el mismo contexto. Quien llamó no tiene que repetirse.
Aviso antes de cada visita, con confirmación. Si la cita se cancela, los recordatorios se paran solos.
Los datos que siempre hay que pedir, en un formulario nativo de WhatsApp en vez de en diez mensajes.
El cliente manda el DNI o el parte por WhatsApp y acaba archivado en el SharePoint del negocio, no en el móvil de nadie.
El buzón de contacto entra por el mismo sitio y sale a la misma ficha, en vez de morir en una bandeja.
Más minutos si el mes viene cargado, o un segundo número de WhatsApp para otra sede o servicio.
Mandar un presupuesto o un justificante desde la ficha, y que quede registrado si llegó. Está en pruebas y lo decimos.
Con el gestor que ya uséis, si tiene por dónde conectarse. Se mira antes de presupuestar, no después.
Se dice mucho, y con razón: montar algo que parece funcionar es hoy cuestión de una tarde. El problema aparece el día 40, cuando el sistema le dice a un cliente que su cita está pagada y no lo está. Un prompt es una instrucción que el modelo puede ignorar. Lo que no puede pasar, aquí, no lo impide una instrucción: lo impide el código.
Cada frase pasa por una revisión en código antes de salir. Si contiene algo que este negocio no debe decir, la frase se cae entera y, si no queda nada, se responde con un guion fijo. No se confía en que el modelo obedezca: se comprueba.
Más de dos mil cien comprobaciones que se ejecutan enteras antes de tocar el servidor. Muchas no nacieron de un manual: nacieron de un fallo real que pasó una vez y que ya no puede volver a pasar sin que salte una alarma.
Once conversaciones completas de prueba —el cliente enfadado, el que insiste en hablar con una persona, el que pide una hora ya ocupada, el que escribe «hola» a mitad de hilo— se juegan enteras contra el sistema real. Ocho jueces automáticos las puntúan. Si una sale mal, la actualización no se publica. No es un aviso: el proceso se detiene ahí.
Esos ocho jueces son reglas deterministas, no otro modelo opinando. Dan siempre el mismo veredicto sobre la misma conversación y funcionan aunque no haya saldo ni conexión con ningún proveedor. La puerta de publicación no puede quedarse abierta por un problema de terceros.
Nadie honesto te va a prometer cero errores, y nosotros tampoco. Un sistema de voz entiende mal un apellido, un cliente cuelga a medias, una llamada llega con ruido de taller. Lo que sí prometemos es lo otro: que un error sea un error recuperable —una cita que hay que repasar, un dato que hay que corregir— y no una promesa falsa hecha en tu nombre.
Tampoco sustituye a una persona. Filtra, resuelve lo repetido y te deja lo que de verdad necesita a alguien.
Hay quien intenta disimular que al teléfono hay un sistema automatizado. Es mala idea por dos motivos. El primero: desde el 2 de agosto de 2026, el artículo 50 del Reglamento europeo de Inteligencia Artificial obliga a informar de ello a más tardar en la primera interacción. El segundo: en el estudio del CIS sobre inteligencia artificial, el 92,7% de los españoles quiere que se le avise cuando le atiende una IA en lugar de una persona. Avisar no resta; disimular es lo que te pone en riesgo.
Al principio de la llamada se locuta que atiende un sistema automatizado. Ese aviso se guarda junto con la versión exacta del texto: si el aviso cambia, vuelve a estar pendiente para todo el mundo. Cubre la información del artículo 13 del RGPD y la transparencia del artículo 50 del AI Act, y se puede demostrar con un registro en vez de con una declaración.
Las transcripciones y el audio se eliminan a los 30 días. Las consultas que no acaban en contratación, al año. No se purga lo que tiene una cita o un pago detrás, porque ahí manda la obligación fiscal. Los plazos van escritos en el sistema, no en la buena voluntad de alguien.
Servidor propio en Francia, el Microsoft 365 del negocio y almacenamiento en la región Norte de Europa, con el contrato de encargado de tratamiento de Microsoft detrás. Si necesitas que todo el procesado, inferencia incluida, quede fijado en la UE, dilo antes de firmar: se configura y se te confirma por escrito.
Lo que el cliente manda por WhatsApp acaba en el SharePoint del propio negocio, no en un disco nuestro: para abrirlo hay que estar dentro de vuestro Microsoft 365. La copia intermedia solo se borra cuando Microsoft confirma que el archivo llegó.
Esto es una medida técnica, no un certificado de cumplimiento. No sustituye tu registro de actividades, ni tu base jurídica, ni el trabajo de tu asesor. Lo que hace es que la parte técnica esté bien hecha y sea demostrable, que es justo la parte que suele fallar. Tampoco tenemos certificaciones ISO que enseñarte: no las hemos sacado, y decir «ISO ready» o cosas parecidas nos parece una forma elegante de mentir.
Si eres despacho, la guía de buenas prácticas del ICAM pide hacer una evaluación previa del proveedor antes de meter una herramienta de IA. Te damos por escrito lo que necesitas para hacerla: dónde están los datos, cuánto se guardan, quién los trata y qué contratos de encargo hay detrás. Sin eso, ninguna evaluación previa se puede hacer en serio.
Fuentes: Reglamento (UE) 2024/1689 (Reglamento de Inteligencia Artificial), arts. 50 y 113 · Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), art. 13 · CIS, Estudio n.º 3495 «Inteligencia artificial», febrero de 2025, muestra de 4.004 personas, pregunta 17.
Está en producción desde agosto de 2026 en un despacho de abogados de Barcelona y en un centro de ocio, atendiendo llamadas reales de clientes reales. No damos nombres ni logotipos sin permiso por escrito, y no vas a encontrar aquí testimonios inventados.
No, y es la pregunta correcta. Un prompt es una instrucción que el modelo puede ignorar, sobre todo cuando la conversación se alarga. Lo que no puede pasar está impedido en código, fuera del modelo: un filtro revisa cada frase antes de que salga, el pago solo se da por bueno con la notificación firmada del banco y un mensaje solo consta como enviado cuando la plataforma confirma que salió. Y cada actualización pasa por más de 2.100 pruebas automáticas y por once conversaciones completas de prueba juzgadas por ocho jueces: si una sale mal, no se publica.
Se nota, y no lo escondemos: se presenta como asistente al principio de la llamada y ese aviso queda registrado. Además de ser lo correcto, es obligatorio desde el 2 de agosto de 2026 y es lo que pide casi todo el mundo: el 92,7% de los españoles quiere que se le avise cuando le atiende una IA. Lo que busca quien llama no es que le engañen, es que le cojan el teléfono y le resuelvan.
Para eso está la transferencia en directo. Si estás disponible, te la pasa. Si no, recoge el caso y te llega el resumen con el diálogo completo de la llamada para devolverla tú. Y que haya llamadas que acaben en una persona no es un fallo del sistema: es para lo que está pensado.
Con Microsoft 365 sí, y es lo que está funcionando en producción: agenda sobre el hueco real del calendario, ficha de cada contacto en Microsoft Lists y documentos en SharePoint. Con otros sistemas se mira antes de presupuestar: si tu gestor tiene por dónde conectarse, se conecta; si no lo tiene, te lo decimos en la primera reunión en vez de descubrirlo a mitad del proyecto.
El sistema lo detecta, da la cita por cancelada, anula el cobro pendiente para que un pago tardío no resucite una visita que ya no existe y deja de mandar recordatorios. El aviso va a vosotros, no al cliente: cómo y cuándo se le comunica una cancelación a una persona lo decide otra persona, no un automatismo.
Al teléfono, hoy en producción: castellano, inglés y francés, cambiando según cómo le hablen. Por escrito, además, catalán. Añadir un idioma nuevo a la llamada depende de que la voz sintética lo pronuncie bien, y eso se comprueba antes de prometerlo: preferimos decirte que un idioma todavía no está que ponerlo en una lista y que suene mal delante de tu cliente.
Sale mucho, y conviene aclararlo. La Ley 10/2025 de servicios de atención a la clientela prohíbe usar contestadores automáticos como medio exclusivo de atención, pero su ámbito no alcanza a una pyme normal: aplica a los sectores de servicios básicos —luz, agua, gas, telefonía, banca, transporte de pasajeros, correos— y, fuera de esos, solo a empresas con al menos 250 personas trabajadoras, más de 50 millones de facturación o más de 43 millones de balance. Un despacho, una clínica o un taller quedan fuera. Y en cualquier caso aquí nunca es el medio exclusivo: siempre hay transferencia a una persona.
Porque conectar por QR es lo que hace que Meta acabe cerrando el número, y con él el historial del negocio. La vía oficial exige verificar la empresa y tarda unos días, pero no te juegas la cuenta.
No. Se paga el trimestre por adelantado y cada fase se contrata por separado: se puede empezar solo por el teléfono y añadir el resto más tarde, o no añadirlo nunca.
Sobre la pregunta de la ley: Ley 10/2025, de 26 de diciembre, por la que se regulan los servicios de atención a la clientela, artículos 2 y 8. Los umbrales de empresa del artículo 2.2 son alternativos, no acumulativos.
Cuéntanos cuántas llamadas recibes, qué te preguntan siempre y con qué programas trabajáis. Te decimos sin humo si esto tiene sentido para ti, qué costaría exactamente y qué no vamos a poder conectar. Si la respuesta es que no te compensa, también te la damos.